Kontorsstädning i Nynäshamn

Vad ingår i kontorsstädningen

Kontorsstädning utgår från en rumslista och en skriftlig momentlista. I arbetsrum och öppna kontorslandskap kan uppdraget omfatta dammsugning eller annan lämplig golvrengöring, tömning av avtalade papperskorgar och avtorkning av fria, åtkomliga ytor. Dörrhandtag, strömbrytare och andra kontaktpunkter kan tas med när de anges i omfattningen. Skrivbord rengörs bara där ytan har frigjorts och där företagets instruktioner tillåter det. Papper, pärmar, kablar, datorutrustning och personliga föremål flyttas eller sorteras inte.

Entré, korridor, mötesrum och personalutrymmen får egna moment efter hur de används. En entré kan behöva tätare golvvård under perioder med regn, grus eller snö, medan ett mötesrum kan kräva avtorkning av bord och återställning av stolar efter bokningar. Glaspartier, invändiga dörrar och lister ingår när deras intervall står i avtalet. Fönsterputs, djuprengöring och arbete på höjd behandlas som separata moment. Det gör det möjligt att följa upp den löpande städningen utan att blanda ihop den med mer sällan återkommande insatser.

En ansvarig person hos kunden och Angelika går igenom vilka lokaler som får beträdas, vilka som ska lämnas stängda och hur avvikelser rapporteras. Vår mamma utför städningen enligt den bekräftade listan. Om verksamheten ändrar möblering, öppettider eller antal arbetsplatser behöver omfattningen bedömas på nytt. På sidan med alla städtjänster i Nynäshamn går det att skilja kontorsstädning från exempelvis storstädning och fönsterputs.

Frekvens och schema utanför arbetstid

Frekvensen bestäms efter antal personer, besöksflöde, golvmaterial, hygienbehov och hur snabbt kök eller toaletter belastas. Vissa ytor kan behöva åtgärdas vid varje besök, medan andra passar för ett längre intervall. Offerten bör därför beskriva både besöksfrekvens och frekvens per moment. Formuleringen återkommande städning räcker inte som underlag om den inte säger vilka veckodagar, vilka rum och vilka uppgifter som avses. Ett tydligt schema gör det också enklare för kunden att kontrollera att lokalen varit tillgänglig.

Städning kan planeras före eller efter företagets ordinarie verksamhet när tillträde och arbetsmiljö tillåter det. Kunden behöver ange när personal, leveranser, möten eller larmaktivering påverkar åtkomsten. Om arbete sker medan kontoret är öppet avgränsas gångvägar så att städutrustning inte blockerar utrymning eller den dagliga verksamheten. Om arbete sker när lokalen är tom behövs en dokumenterad rutin för öppning, larm, låsning och kontakt vid avvikelse. Önskade tider är ett underlag för planering och blir bindande först när de har bekräftats.

Nycklar, passerkort och taggar kvitteras enligt den överenskommelse som företaget godkänner. Instruktionen ska ange vem som får ta emot behörigheten, var den får förvaras och vad som ska göras om en dörr inte går att låsa eller larmet inte kan aktiveras. Koder ska inte skickas i oskyddade gruppmeddelanden eller ligga synliga tillsammans med adressuppgifter. Företaget ansvarar för att behörigheten är aktuell och att utföraren får information när system, kontaktperson eller tillträdesväg ändras.

Kök, toaletter och förbrukningsmaterial

I ett personalkök kan den löpande omfattningen innehålla rengöring av fria arbetsytor, diskho, blandare, bord, utsidor på skåp och åtkomliga delar av vitvaror. Disk, matvaror och privata matlådor hanteras inte om det inte finns en särskild rutin. Invändig rengöring av kyl, frys, ugn eller skåp planeras separat eftersom innehåll måste tas om hand och verksamheten behöver godkänna när utrustningen kan tömmas. Kunden bör även ange hur avfall sorteras och var fulla säckar ska lämnas.

På toaletter kan avtalade moment omfatta toalettstol, handfat, blandare, spegel, kontaktpunkter och golv. Kalk, stopp, läckage och trasig inredning är inte vanliga städmoment utan rapporteras till kontaktpersonen. Hygienrutinen ska skilja utrustning som används i toalettutrymmen från den som används i kök och andra ytor. Om verksamheten har särskilda hygienkrav, känsliga material eller föreskrivna produkter behöver de uppgifterna lämnas före start så att metoden kan bedömas.

Toalettpapper, pappershanddukar, tvål, soppåsar och andra förbrukningsvaror ingår inte automatiskt. Offerten ska ange om kunden köper in och lagerhåller dem eller om inköp och påfyllning ska hanteras inom uppdraget. Samma tydlighet behövs för rengöringsmedel och redskap. Produktval kan påverkas av golv, allergier, doftpolicy och miljökrav. Ingen kostnad antas ingå när prisunderlag saknas. Beställning, leveransplats, lagerkontroll och godkännande av eventuella inköp dokumenteras därför separat.

Så räknar vi priset

Arbetskostnaden är 250 kr per timme. Den beräknade tidsåtgången beror på lokalens yta, planlösning, golvmaterial, antal toaletter, köksbelastning, avfallshantering och hur fria ytorna är. Frekvensen påverkar också tiden per besök, eftersom en lokal som städas mer sällan kan kräva fler moment när städningen väl utförs. Ett underlag med rumslista och prioriteringar ger därför en bättre offert än enbart antal kvadratmeter.

RUT-avdrag gäller inte när ett företag köper städning av sin verksamhetslokal, vilket framgår av Skatteverkets regler.

Resa, parkering, material, förbrukningsvaror, maskiner och administration antas inte vara inkluderade när det saknas fastställda belopp i prisfilen. Om någon sådan kostnad är aktuell ska den stå i offerten i stället för att döljas i en allmän formulering. För en orientering om hur tidsåtgång och omfattning påverkar städpris kan du använda städpriskalkylatorn och läsa guiden om pris för mer omfattande städning. Ett verktygsresultat ersätter inte företagets skriftliga offert.

Offert, avtal och faktura via SAMpoolen

Offerten ska identifiera kundföretaget och ange organisationsnummer, fakturaadress, referens eller kostnadsställe samt behörig beställare. Den bör beskriva vilka lokaler och ytor som omfattas, uppskattade timmar, besöksfrekvens, veckodagar eller tidsfönster, startdatum och vad som räknas som tillägg. Materialansvar, nyckelhantering, larm, avfall, parkering och kontaktväg vid avvikelse behöver också finnas med. Om ett moment ska utföras med ett annat intervall än den vanliga städningen skrivs det som en egen rad.

Avtalet behöver ange hur ändringar beställs, vem som får godkänna extra arbete och vilken uppsägningstid som gäller. Det ska också framgå hur ett inställt besök eller en otillgänglig lokal hanteras. En muntlig instruktion från någon som saknar beställarbehörighet bör inte ändra omfattning eller pris. När verksamhetens behov förändras bekräftar den utsedda kontaktpersonen och Angelika den nya momentlistan skriftligt innan den börjar användas.

SAMpoolen ställer ut fakturan till företaget enligt de fakturauppgifter som har lämnats. Fakturan ska kunna kopplas till offert, period och beställd omfattning. Kunden behöver därför kontrollera att bolagsnamn, organisationsnummer, märkning och elektronisk fakturaadress är korrekta innan första faktureringen. Frågor om utförda moment går via Angelika och jämförs med arbetsunderlaget, medan fakturans administrativa uppgifter hanteras enligt den fakturarutin som har avtalats.

Kontorsstädningen erbjuds med utgångspunkt i Nynäshamn och i det verifierade serviceområdet: Nynäshamn, Ösmo, Sorunda, Segersäng, Stora Vika, Grödby, Landfjärden, Västerhaninge. Besöksdagar, tider, parkering och eventuella resvillkor bekräftas i offerten, eftersom en ort i serviceområdet inte i sig är en garanti för en viss tid.

Det här ingår inte

Kontorsstädning omfattar inte sanering, mögelbehandling, skadedjurshantering, byggavfall, farligt avfall eller biologiska föroreningar. Reparation av inredning, stopp i avlopp, trasig belysning och läckage rapporteras men åtgärdas inte som städning. Tunga skåp, kassaskåp, fulla arkiv och maskiner flyttas inte. Höga ytor lämnas utanför när de inte kan nås med säker och avtalad utrustning. Specialgolv, serverrum, laboratorier, vårdutrymmen och produktionsmiljöer kan kräva metoder eller kompetens som ligger utanför uppdraget.

Utföraren öppnar inte låsta skåp, läser inte dokument och hanterar inte kontanter, läkemedel, produktprover eller annan verksamhetskritisk egendom. Disk, personliga muggar och matvaror tas bara om hand om det finns en uttrycklig rutin. Fönsterputs, möbeltvätt, maskinell golvvård och större engångsinsatser ingår inte i löpande städning utan en separat punkt. Bortforsling görs inte om den inte har bedömts och beställts med tydlig ansvarsfördelning.

Sekretess och ansvar i kontorsmiljön

Ett kontor kan innehålla kunduppgifter, personalärenden, ritningar, avtal och annan information som inte ska spridas. Företaget behöver därför markera begränsade rum och beskriva vilka regler som gäller för dokument, skärmar och samtal som kan uppfattas under arbetet. Utföraren ska inte fotografera arbetsplatsen eller använda material från lokalen i marknadsföring. Om ett dokument ligger på ett skrivbord flyttas det inte för att skapa en fri yta. Kontaktpersonen informeras i stället om att momentet inte kunde utföras.

Sekretessrutinen bör omfatta behörighet, rapportering av avvikelse, hantering av upphittade föremål och förbud mot att kopiera eller ta med verksamhetsinformation. Kunden ansvarar samtidigt för att känsliga handlingar, lösenord, nycklar och värdesaker förvaras enligt företagets egna säkerhetsregler. En städtjänst ersätter inte fysisk säkerhet eller informationssäkerhet. Tydliga gränser skyddar båda parter och gör det möjligt att avgöra vad som faktiskt ingår i arbetsuppgiften.

Så förbereder du inför besöket

Utse en beställare och en praktisk kontaktperson. Skicka planritning eller rumslista, ange ungefärlig yta, antal arbetsplatser, toaletter och kök samt beskriv golv och känsliga material. Markera vilka rum som inte får beträdas. Uppge önskad frekvens, möjliga tider, leveranser som kan krocka med arbetet och hur avfall ska sorteras. Lämna korrekta fakturauppgifter och ange vem som får beställa tillägg. Underlaget används för planering och behöver bekräftas innan start.

Inför varje besök behöver gångvägar och avtalade ytor vara åtkomliga. Personal plockar undan papper, muggar, kablar och privata föremål från ytor som ska rengöras. Kunden ser till att vatten, el, belysning och avfallsrum kan användas enligt överenskommelsen. Portkod, tagg, nyckel och larminstruktion provas i god tid, och kontaktvägen vid tekniskt fel ska vara känd. Informera om pågående möten, ombyggnad, smitta, halkrisk eller annat som förändrar arbetsmiljön.

Bestäm vem som kontrollerar utförandet och hur synpunkter lämnas. En användbar avvikelse anger datum, rum, yta och vilket avtalat moment som berörs. Då kan uppgiften jämföras med momentlistan och förutsättningarna vid besöket. Permanent slitage, skada eller en blockerad yta skiljs från ett uteblivet arbetsmoment. Om behovet återkommer justeras omfattning eller frekvens skriftligt i stället för att bygga på olika muntliga förväntningar från flera personer.

Vanliga frågor